Дорадчі органи

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом директора ЦДНТА України
від 30.12.2011 № 101/ОД

ПОЛОЖЕННЯ
про колегію Центрального державного науково-технічного архіву України

1. Загальні положення

1.1. Це положення визначає загальні засади утворення і діяльності колегії у Центральному державному науково-технічному архіві України (далі колегія).
1.2. Колегія є дорадчим органом і утворюється для погодження вирішення питань, що належать до його компетенції, вільного колективного обговорення найважливіших напрямів його діяльності.
1.3. У своїй роботі колегія керується Конституцією та Законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Державної архівної служби України та цим положенням.
1.4. Рішення про утворення колегії приймається директором архіву.

2. Функції колегії

2.1. Колегія архіву:
2.1.1. обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності архіву;
2.1.2. розглядає пропозиції щодо:
2.1.2.1. забезпечення співпраці з Укрдержархівом під час виконання покладених на них завдань;
2.1.2.2. формування та реалізація державної політики у сфері архівної справи та діловодства;
2.1.2.3. розширення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи та діловодства;
2.1.3. обговорює прогнози, проекти програм, плани розвитку архівної справи та визначає шляхи їх реалізації;
2.1.4. розглядає питання про стан дотримання фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків;
2.1.5. розроблює пропозиції щодо вдосконалення діяльності архіву;
2.1.6. аналізує стан роботи архіву з питань забезпечення прав та свобод людини і громадянина;
2.1.7. розглядає результати роботи архіву (в межах компетенції);
2.1.8. аналізує стан дотримання законодавства з питань державної служби, організаційно-кадрової роботи та виконавчої дисципліни;
2.1.9. розглядає інші питання, пов’язані з реалізацією завдань, покладених на архів.

3. Склад колегії

3.1. До складу колегії архіву входять:
3.1.1. директор архіву (голова колегії), його заступники (за посадою), керівники структурних підрозділів архіву.
3.1.2. Члени колегії архіву затверджуються та увільняються від обов’язків наказом голови Державної архівної служби України.
3.1.3. З метою забезпечення відкритості та прозорості роботи колегії архіву до її складу можуть входити представники інших державних, громадських установ та організацій, органів влади (за їх згодою на запрошення голови колегії).

4. Організація роботи колегії

4.1. Організаційною формою роботи колегії є засідання. Засідання колегії проводяться як правило, один раз на місяць, позапланові – у міру потреби. Голова колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань колегії.
4.2. У разі потреби можуть проводитися розширені засідання колегії.
4.3. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого її головою плану засідань.
4.4. Додаткові питання затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше ніж за п’ять днів до чергового засідання (у разі невідкладної потреби цей термін може коригуватися).
4.5. Дата, час, місце проведення та порядок денний засідання колегії визначається головою колегії.
4.6. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюються секретарем колегії, який не пізніше ніж за п’ять днів до засідання подає його голові колегії для погодження.
4.7. На розгляд колегії подаються:
4.7.1. проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;
4.7.2. довідка з питань порядку денного засідання колегії з викладанням обґрунтованих висновків і пропозиції (при необхідності);
4.7.3. проект рішення колегії;
4.7.4. список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії і визначення їх прізвищ імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;
4.7.5. довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.
4.8. Членам колегії матеріали надаються не пізніше ніж за три дні до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день до засідання.
4.9. Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів на засідання колегії видають матеріали секретарю колегії не пізніше ніж за сім днів до чергового засідання, який контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення.
4.10. Керівники структурних підрозділів архіву, відповідальні за підготовку питання на засідання колегії узгоджують та координують роботу інших структурних підрозділів, залучених до розроблення необхідних матеріалів.

5. Порядок проведення засідань колегії

5.1. Засідання коле гії проводить її голова, а у разі його відсутності – особа, на яку покладено виконання обов’язків директора архіву.
5.2. Засідання коле гії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів коле гії .
5.3. Члени коле гії беруть участь у засіданнях коле гії особисто. Якщо член коле гії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо подати голові коле гії відповідні пропозиції у письмовій формі.
5.4. Порядок денний засідання і рішення коле гії затверджуються членами коле гії шляхом голосування.
5.5. Особи, запрошені на засідання коле гії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови коле гії .
5.6. Члени коле гії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.
5.7. Головуючий на засіданні коле гії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного.
5.7.1. Під час закритих засідань коле гії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.
5.8. Рішення коле гії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів коле гії .
5.8.1. За рішенням головуючого може застосуватися процедура таємного голосування.
5.8.2. Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.
5.9. Після проведення засідання колегії структурний підрозділ (окремий працівник), відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом п’яти діб (якщо головою дирекції не встановлено інший строк) проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорювання питань порядку денного, погоджує із керівниками заінтересованих структурних підрозділів архіву членами колегії і подає його на розгляд голові колегії.
5.10. Рішення коле гії затверджуються наказом директора архіву.
5.11. У разі виникнення розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час розгляду конкретного питання директор ЦДНТА України формулює остаточне рішення, доповідаючи у разі потреби про розбіжності, що виникли, керівництву Укрдержархіву.
5.12. Рішення коле гії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу).
5.13. Рішення коле гії оформлюється протоколами, що підписуються головуючим на засіданні та секретарем коле гії .
5.14. Рішення коле гії доводиться до відома членів коле гії , керівників структурних підрозділів архіву.
5.15. Матеріали засідань коле гії зберігаються в установленому порядку у секретаря колегії, визначеному головою коле гії .

6. Контроль за виконанням рішень колегії

6.1. Контроль за виконанням рішень колегії здійснює провідний архівіст відділу Режимно-секретної роботи архіву.
6.2. Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.

Склад колегії

  1. Семенов Євген Васильович – директор ЦДНТА України, голова колегії
  2. Балишев Марат Артурович – заступник директора ЦДНТА України, к.і.н.
  3. Гарагуля Віктор Іванович – заступник директора-головний зберігач фондів ЦДНТА України
  4. Алєксєєнко Анна Олександрівна – начальник відділу використання інформації документів ЦДНТА України
  5. Є лф і мова Ольга Вікторівна – начальник фінансово-економічного відділу ЦДНТА України
  6. Малишева Антоніна Кузьмівна – начальник відділу формування НАФ та діловодства ЦДНТА України
  7. Островерх Тетяна Миколаївна – завідувач сектору режимно-секретної роботи ЦДНТА України
  8. Ястреб Лариса Анатоліївна – начальник відділу забезпечення збереженості документів ЦДНТА України
  9. Грицай Лілія Вікторівна – начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану по м. Харкову реєстраційної служби Харківського міського управління юстиції (за згодою)
  10. Круглова Вікторія Володимирівна – виконавчий директор громадської організації «Асоціація випускників, викладачів та друзів Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна», відповідальний секретар Всеукраїнського науково-популярного журналу « UNIVERSITATES . Наука и Просвещение» (за згодою)
  11. Лунячек Вадим Едуардович – завідувач сектору організації вечірньої форми навчання факультету підготовки магістрів державного управління Харківського регіонального інституту державного управління Національної академії державного управління при Президентові України, д. п. н., професор (за згодою)
  12. Прилуцька Алла Євгенівна – завідувач кафедри документознавства гуманітарного факультету Національного аерокосмічного університету «ХАІ» імені М.Є.Жуковського, к. ф. н., професор (за згодою)
  13. Котляр Вікторія Станіславівна – провідний архівіст сектору організаційно-кадрової роботи ЦДНТА України, секретар колегії

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом ЦДНТА України
від 22.05.2013 р. № 23

ПОЛОЖЕННЯ
про Науково-методичну раду Центрального державного
науково-технічного архіву України

І. Загальні положення

1.1. Науково-методична рада (далі НМР) Центрального державного науково-технічного архіву України є науково-дорадчим органом, створеним для підвищення якісного рівня підготовки нормативних і методичних документів з архівної справи, діловодства.
1.2. У своїй діяльності НМР керується Конституцією та законами України; актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, наказами Укрдержархіву та цим положенням. 

ІІ. Основні завдання Науково-методичної ради

2.1. НМР розглядає матеріали і готує пропозиції з таких питань:
2.1.1. визначення основних напрямків наукової та методичної роботи архіву;
2.1.2. складання проектів планів науково-дослідної та методичної роботи, впровадження наукових і методичних розробок, науково-видавничої роботи;
2.1.3. підготовки програм досліджень, етапних та підсумкових звітів про розробку науково-дослідних тем, пропозицій щодо розроблення (внесення змін) нормативних документів і методичних посібників з усіх напрямів діяльності архіву;
2.1.4. оцінки результатів наукової роботи архіву, у тому числі проектів науково-методичних розробок, макетів довідників про склад і зміст документів Національного архівного фонду, збірників документів, експозиційних планів документальних виставок, наукових доповідей, статей, звітів за темами науково-дослідних робіт, текстів лекцій, оглядів, текстів електронних публікацій тощо;
2.1.5. координації досліджень з проблем архівознавства, документознавства та археографії;
2.1.6. аналізу економічних аспектів діяльності архіву;
2.1.7. розроблення пропозицій до навчальних програм з архівознавчих і документознавчих дисциплін;
2.1.8. організації використання інформації документів архіву;
2.1.9. створення і розвитку автоматизованих інформаційно-пошукових систем архівних документів та впровадження автоматизованих архівних технологій у діяльність архіву;
2.1.10. організація наукового співробітництва з іншими, у тому числі зарубіжними, архівними установами;
2.1.11. діяльності архіву як науково-методичного центру з питань архівної справи і діловодства;
2.1.12. підготовки проектів актів нормативно-правових актів, що підлягають державній реєстрації;
2.1.13. висування наукових праць і науково-методичних розробок на здобуття премії імені Василя Веретенникові, інших конкурсів з архівознавства та документознавства.
2.2. НМР готує пропозиції та рекомендації про подання для затвердження, розгляду на засіданні колегії чи опублікування проектів розглянутих документів (положень, планів, актів, правил, інструкцій, наукових звітів, методичних рекомендацій тощо).

ІІІ. Структура і склад Науково-методичної ради

3.1. До складу НМР входять провідні спеціалісти архіву, науково-дослідних установ та навчальних закладів відповідного профілю, представники громадських організацій. Головою НМР призначається заступник директора архіву.
3.2. НМР здійснює свою діяльність відповідно до річного плану-звіту організаційної роботи архіву та згідно з річним планом роботи НМР.
3.3. Персональний склад НМР затверджується наказом директора архіву.

Організація роботи Науково-методичної ради

4.1. Засідання НМР архіву скликається один раз на місяць у разі подання для розгляду проектів документів, зазначених у розділі ІІ цього Положення, і проводиться за наявності більше половини її складу.
4.2. Підготовку засідання НМР і ведення протоколів здійснює секретар. Автори проектів документів повинні забезпечити надання секретареві кількості примірників, необхідних для ознайомлення всіх членів НМР, в термін не пізніше, ніж за 5 робочих днів до дати проведення чергового засідання ради.
4.3. Всі проекти документів, подані на розгляд НМР, прошиваються, пронумеровуються та скріпляються підписом секретаря ради. Члени НМР підписують зворотній аркуш останньої сторінки кожного проекту документу, з яким вони ознайомлені.
4.4. Рішення НМР приймаються більшістю голосів присутніх на засіданні членів ради, оформлюються у вигляді протоколу за підписами голови і секретаря НМР.
4.5. Проект документа, схвалений НМР, набирає чинності після затвердження керівництвом архіву, після чого є обов’язковим для виконання.
4.6. Один примірник кожного схваленого і рекомендованого до впровадження методичного посібника архів надсилає до Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.
4.7. У разі прийняття НМР рішення про необхідність доопрацювання проекту поданого документа він разом із письмовими зауваженнями і пропозиціями повертається розробнику.
4.8. Особливі думки членів НМР стосовно прийняття того чи іншого рішення заносяться до протоколу засідання чи додаються у письмовій формі до нього.
4.9. При НМР можуть створюватися комісії, групи консультантів, рецензентів.
4.10. Під час розгляду проектів науково-довідкових та інформаційно-довідкових робіт (усі види довідників, усі види оглядів, каталогів, добірок документів, путівників, анотованих реєстрів, інструкцій [робочих інструкцій], методичних рекомендацій, вказівок, буклетів тощо), які передбачається видати під грифом архіву, рада призначає не менш як двох зовнішніх рецензентів.
4.11. Для прийняття рішення НМР про схвалення до друку завершених науково-довідкових та інформаційно-довідкових робіт, наявність двох позитивних зовнішніх рецензій є обов’язковою.

Склад науково-методичної ради

  • Голова -   к.і.н, заступник директора Балишев Марат Артурович.
  • Секретар - провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Черняховська Юлія Вікторівна.
  • Члени ради:
    • Семенов Євген Васильович, директор архіву;
    • Гарагуля Віктор Іванович, заст.директора-головний зберігач фондів;
    • Алєксєєнко Анна Олександрівна, начальник відділу використання інформації документів;
    • Ястреб Лариса Анатоліївна, начальник відділу забезпечення збереженості документів;
    • Малишева Антоніна Кузьмівна, начальник   відділу   формування НАФ та   діловодства;
    • Підрепна Катерина Олександрівна, начальник відділу довідкового апарату та обліку документів;
    • Островерх Тетяна Миколаївна, завідувач сектору режимно-секретної роботи;
    • Дудник Наталія Вікторівна, завідувач сектору експертизи та опрацювання науково-технічних документів;
    • Мащенко Олена Миколаївна, головний науковий співробітник відділу довідкового апарату та обліку документів;
    • Куделко Сергій Михайлович, к.і.н., професор, директор Міжфакультетського Центру краєзнавства ХНУ імені В.Н.Каразіна (за згодою);
    • Ларін Андрій Олексійович, к.т.н., доцент кафедри історії науки та техніки Національного технічного університету “ХПІ” (за згодою);
    • Гнєзділо Ольга Сергіївна, заступник Голови спілки архівістів Харківщини, начальник відділу організації та координації архівної справи Державного архіву Харківської області (за згодою);
    • Круглова Вікторія Володимирівна, директор навчального центру “ЛандауЦентр” Харківського національного університету імені В.Н. Каразіна, відповідальний секретар Всеукраїнського науково-популярного журналу "UNIVERSITATES . Наука и Просвещение" (за згодою);
    • Дождьова Ольга Євгенівна, представник громадської організації Фонд Національно-культурних ініціатив імені Гната Хоткевича (за згодою).

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ЦДНТА України
05.02.2012 № 4

ПОЛОЖЕННЯ
про експертно-перевірну комісію
Центрального державного науково-технічного архіву України

  1. Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. №1004 (із змінами), Центральний державний науково-технічний архів України утворює експертно-перевірну комісію (далі-ЕПК) для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього, здійснення організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності ( далі – комісії з проведення експертизи цінності документів).
  2. ЕПК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕПК затверджуються директором ЦДНТА України, після чого є обов’язковими для виконання підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у зоні комплектування архіву.
  3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державної архівної служби України (далі- Укрдержархів) та цим положенням.
  4. До складу ЕПК, який затверджується директором ЦДНТА України, входять фахівці структурних підрозділів архіву, представники наукових установ і творчої громадкості, підприємств та організацій – джерел формування НАФ. Головою ЕПК призначається заступник директора архіву, секретарем – співробітник відділу формування НАФ та діловодства архіву.
    Голова ЕПК організовує роботу комісії згідно з річним планом, затвердженим директором ЦДНТА України, і звітує про проведену роботу.
    Секретар ЕПК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів архіву, підприємств та організацій рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.
  5. Основними завданнями ЕПК ЦДНТА України є:
    1. науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;
    2. розгляд, у межах своїх повноважень, питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;
    3. перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної експертнної комісіями з проведення експертизи цінності документів .
  6. ЕПК приймає рішення про:
    1. схвалення і подання на затвердження директора ЦДНТА України списків джерел формування НАФ , які перебувають у зоні комплектування архіву;
    2. схвалення описів документів постійного зберігання, внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДНТА України, переліків проектів, проблем (тем) науково-технічна документація яких підлягає внесенню до зазначеного Фонду, та подання таких документів на затвердження керівникам юридичних осіб;
    3. погодження;
    4. положень про архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування ЦДНТА України;
    5. актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДНТА України;
    6. схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про архівний підрозділ архіву та подання таких документів на затвердження директора ЦДНТА України;
    7. схвалення і подання на погодження з Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву (далі-ЦЕПК):
    8. актів про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в ЦДНТА України, у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву;
    9. анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються у ЦДНТА України, у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву;
    10. схвалення проектів визначення рангу документів НАФ та подання на затвердження директора ЦДНТА України актів грошової оцінки документів, що зберігаються в архіві;
    11. внесення до НАФ:
    12. документів, що зберігаються у фізичних осіб;
    13. документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.
  7. ЕПК має право:
    1. контролювати дотримання юридичними особами, що перебувають у зоні комплектування ЦДНТА України, установлених правил проведення експертизи цінності документів;
    2. вимагати від юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДНТА України, розшуку відсутніх документів НАФ та письмових пояснень у разі втрати цих документів;
    3. одержувати від юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДНТА України, відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності документів;
    4. під час розгляду описів справ постійного зберігання та з особового складу вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
    5. інформувати керівників юридичних осіб з питань діяльності їх комісій з проведення експертизи цінності документів;
    6. заслуховувати на засіданнях інформацію керівників юридичних осіб та їх комісій з проведення експертизи цінності документів про якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;
    7. запрошувати на засідання консультантів і експертів фахівців юридичних осіб та членів їх комісій з проведення експертизи цінності документів;
    8. інформувати керівництво ЦДНТА України з питань, що входять до компетенції ЕПК.
  8. Засідання ЕПК проводяться не рідше ніж чотири рази на рік і вважаються правоможними, якщо присутність членів комісії становить дві третини складу.
    Рішення ЕПК з проведення експертизи цінності документів приймаються більшістю голосів, оформляються протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором ЦДНТА України.
    У разі відмови керівника архіву затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК, рішення якої є остаточним.

Склад експертно-перевірної комісії

  • Голова: канд.істор.наук, заступник директора Балишев Марат Артурович.
  • Секретар: провідний архівіст відділу формування НАФ та діловодства Куценко Олександра Михайлівна.
  • Члени комісії:
    • Гарагуля Віктор Іванович, заст.директора-головний зберігач фондів;
    • Алєксєєнко Анна Олександрівна, начальник відділу використання інформації документів;
    • Ястреб Лариса Анатоліївна, начальник відділу забезпечення збереженості документів;
    • Малишева Антоніна Кузьмівна, начальник відділу формування НАФ та діловодства;
    • Островерх Тетяна Миколаївна, завідувач сектору режимно-секретної роботи;
    • Дудник Наталія Вікторівна, завідувач сектору експертизи та опрацювання науково-технічних документів;
    • Мащенко Олена Миколаївна, головний науковий співробітник відділу довідкового апарату та обліку документів;
    • Металліченко Вікторія Володимирівна, провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства;
    • Миргород Наталія Валентинівна, архівіст І категорії відділу формування НАФ та діловодства;
    • Черняховська Юлія Вікторівна, провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства;
    • Скляр Володимир Миколайович, д.і.н., професор, завідувач кафедри історії науки і техніки НТУ “ХПІ” (за згодою);
    • Куделко Сергій Михайлович, к.і.н., професор, директор Міжфакультетського Центру краєзнавства ХНУ імені В.Н.Каразіна (за згодою);
    • Шаповал Ніна Петрівна, начальник групи правників і копій технічного відділу ДП “ГИПРОКОКС” (за згодою);
    • Несват Юлія Петрівна, завідувач технічного архіву ТОВ "Гідротехпроект" області (за згодою).
Центральний державний науково-технічний архів України
Copyright © 2017